Comment réaliser une TABLE DES MATIÈRES automatique ? (Sommaire)

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Découvrons ensemble comment réaliser rapidement et facilement une table des matières ou un sommaire automatique.
De plus, nous allons voir comment numéroter automatiquement les titres et les chapitres de votre document et comment gérer les styles.

Niveaux et styles

Deux petits points théoriques très importants pour tout comprendre :

- dans Word, nous ne parlons pas en "chapitres" ou "sous-chapitres" mais nous parlons uniquement en "niveaux". Les plus gros titres de mon document sont au niveau 1. Les sous-titres des sous-chapitres sont au niveau 2. Ensuite, les sous-sous-chapitres sont au niveau 3. Vous avez compris... Nous pouvons avoir des sous-sous-sous chapitres de niveau 4 et ainsi de suite...

- tout texte a certaines caractéristiques comme, par exemple, la police, la taille, le fait qu'il soit gras, souligné, sa couleur... toutes ces caractéristiques prises ensemble forment ce que l'on appelle le "style". Dans Word, nous pouvons créer des styles, modifier des styles... et vous constaterez que ceux-ci nous seront très utiles pour notre travail.

Numérotation des titres et chapitres

- Pour cela, tapez librement l'un des titres. Cliquez simplement à l'intérieur de celui-ci (pas besoin de tout sélectionner). Allez dans l'onglet "Accueil", dans la partie "Paragraphe". Là, les trois premiers boutons se nomment "puces", "numérotation" et surtout "listes à plusieurs niveaux".

- Cliquez sur ce troisième bouton et, là, vous remarquez que vous avez deux types de cases : des cases avec une simple numérotation mais aussi des cases avec la numérotation + Titre 1, Titre 2, Titre 3... et il est essentiel de bien choisir une case qui contient ces "Titres" car c'est à ce moment-là que vous allez faire comprendre à Word que vous travaillez avec des titres de chapitres et non pas une simple liste numérotée dans le texte normal.

- Word numérote alors directement votre premier titre et, ensuite, il suffit de savoir à quel niveau appartiennent tous les titres de votre document. Dans la partie "Style" (dans Accueil) apparaissent des cases "Titre 1",  "Titre 2", "Titre 3"... Si, par exemple, vous avez un sous-chapitre, donc un titre de niveau 2, cliquez sur "Titre 2" et vous verrez que le titre se numérotera parfaitement. Faites de même pour chaque titre. Vous constatez alors que la numérotation devient logique et intelligente.

Modifier les styles de titres

- Vous ne voulez pas forcément que vos titres soient dans cette couleur, dans cette police, avec ce style-là. et Corrigeons cela !  Exemple : vous désirez que tous vos titres de niveau 3 soient en rouge et soulignés. Allons dans les styles, cliquez avec le bouton droit de la souris sur "Titre 3" et, ensuite, "modifier". Vous pouvez alors modifier ce que vous désirez. Si vous ne désirez pas que tous vos titres soient tous alignés à gauche mais plutôt, en quelque sorte, "en escalier" selon le niveau, les deux boutons de retrait en dessous du choix de la couleur vous permettent de décaler le début du titre un peu plus vers la droite ou un peu plus vers la gauche. Cliquez ensuite sur "OK" et tous les titres de niveau 3 du document sont modifiés. Imaginez pour un travail de 80 ou 100 pages... cela vous fera gagner beaucoup de temps !

- Si vous désirez une ligne horizontale en dessous de vos titres, voici comment faire, par exemple, pour les titres de niveau 1. Cliquez avec le bouton droit sur "Titres 1" (dans les styles) puis choisissez "modifier". En bas à gauche de la fenêtre, cliquez sur le petit bouton "Format". Ensuite, allez dans "Bordure". Dans "style", vous pouvez choisir une ligne normale ou des pointillés, par exemple. Choisissez aussi la couleur du trait. Conseil: ne choisissez jamais "Automatique", qui est assez capricieux selon le cas. Ensuite, pour avoir une ligne horizontale juste en dessous du texte, dans "Aperçu", cliquez sur le deuxième petit bouton à gauche du schéma. Une ligne apparaîtra sous le schéma de l'aperçu. Terminez par "OK". Magie ! 
Pour encadrer vos titres, c'est la même méthode, mais vous cliquerez alors sur toutes les cases de l'aperçu.

Générer la table des matières (ou le sommaire) automatique

Imaginons que votre travail préparatoire soit terminé : les titres sont bien numérotés, hiérarchisés et dans les bons styles.  Placez-vous alors là où vous désirez que votre table des matières apparaisse et cliquez pour que le curseur y clignote. Allez dans l'onglet "Références". Tout à fait à gauche, vous avez le bouton "Table des matières" et, ensuite, je vous déconseille de prendre l'un des exemples que Word vous propose mais de choisir plutôt "Table des matières personnalisée".

Si, par exemple, vous êtes allés jusqu'au niveau 5 de titres dans votre document, dans "Afficher les niveaux", ajoutez bien "5". Par défaut, il affichera toujours 3 niveaux, donc soyez vigilants. Dans "Format," vous pouvez également choisir différents styles de table des matières. Ensuite, cliquez sur "OK" et la table des matières devrait apparaître avec les bons numéros de pages. Génial, non ?

Si besoin de personnaliser l'apparence de votre table des matières, retournez dans "Table des matières personnalisée" et cliquez sur "Modifier". Vous pourrez alors choisir l'apparence par niveau de titre. 

Modifier et mettre à jour la table des matières

Si, par la suite, vous ajoutez un chapitre, supprimez un titre ou encore modifiez votre document, votre table des matières risque de ne plus correspondre à la réalité. Allez dans "Références", cliquez sur "Mettre à jour la table" et choisissez "Mettre à jour les champs" puis "Mettre à jour toute la table". Vous pouvez aussi le faire en cliquant avec le bouton droit à l'intérieur de la table. Ne vous faites donc pas piéger avant d'imprimer ou de rendre votre travail. Pensez à toujours mettre à jour la table des matières avant de clôturer.

Ne pas numéroter certains titres

Dans de nombreux cas, il est préférable que certains titres comme "Introduction", "Conclusion" ou "Annexes" ne soient pas numérotés. Si c'est votre cas, voici comment faire pour qu'il apparaissent quand même dans la table des matières sans qu'ils soient numérotés ou sans qu'ils perturbent la numérotation des autres titres.

Tout d'abord, même si cela peut vous étonner, suivez les mêmes étapes et numérotez donc ces titres malgré tout. Ensuite, manuellement, placez-vous juste devant la première lettre du titre en question et appuyez sur la touche d'effacement arrière (la grande flèche allant vers la gauche sur le clavier). En principe, le numéro vient de disparaître. Mettez à jour votre table des matières en choisissant bien "Mettre à jour toute la table" et tout devrait bien se passer... 

Générer la table des matières (ou le sommaire) automatique

Imaginons que votre travail préparatoire soit terminé : les titres sont bien numérotés, hiérarchisés et dans les bons styles. Placez-vous alors là où vous désirez que votre table des matières apparaisse et cliquez pour que le curseur y clignote. Allez dans l'onglet "Références". Tout à fait à gauche, vous avez le bouton "Table des matières" et, ensuite, je vous déconseille de prendre l'un des exemples que Word vous propose mais de choisir plutôt "Table des matières personnalisée".

Si, par exemple, vous êtes allés jusqu'au niveau 5 de titres dans votre document, dans "Afficher les niveaux", ajoutez bien "5". Par défaut, il affichera toujours 3 niveaux, donc soyez vigilants. Dans "Format," vous pouvez également choisir différents styles de table des matières. Ensuite, cliquez sur "OK" et la table des matières devrait apparaître avec les bons numéros de pages. Génial, non ?

Si besoin de personnaliser l'apparence de votre table des matières, retournez dans "Table des matières personnalisée" et cliquez sur "Modifier". Vous pourrez alors choisir l'apparence par niveau de titre.

Modifier et mettre à jour la table des matières

Si, par la suite, vous ajoutez un chapitre, supprimez un titre ou encore modifiez votre document, votre table des matières risque de ne plus correspondre à la réalité. Allez dans "Références", cliquez sur "Mettre à jour la table" et choisissez "Mettre à jour les champs" puis "Mettre à jour toute la table". Vous pouvez aussi le faire en cliquant avec le bouton droit à l'intérieur de la table. Ne vous faites donc pas piéger avant d'imprimer ou de rendre votre travail. Pensez à toujours mettre à jour la table des matières avant de clôturer.

Ne pas numéroter certains titres

Dans de nombreux cas, il est préférable que certains titres comme "Introduction", "Conclusion" ou "Annexes" ne soient pas numérotés. Si c'est votre cas, voici comment faire pour qu'il apparaissent quand même dans la table des matières sans qu'ils soient numérotés ou sans qu'ils perturbent la numérotation des autres titres.

Tout d'abord, même si cela peut vous étonner, suivez les mêmes étapes et numérotez donc ces titres malgré tout. Ensuite, manuellement, placez-vous juste devant la première lettre du titre en question et appuyez sur la touche d'effacement arrière (la grande flèche allant vers la gauche sur le clavier). En principe, le numéro vient de disparaître. Mettez à jour votre table des matières en choisissant bien "Mettre à jour toute la table" et tout devrait bien se passer...

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